Cos’è Smart Organizer

Smart Organizer è un servizio basato su Internet, un servizio che può essere utilizzato tramite qualsiasi dispositivo che possa accedere a Internet come smartphone, tablet, computer laptop o desktop. È gratis per i suoi servizi base.

Viene descritto come “pensato per aiutare le persone ad organizzare la loro vita quotidiana e facilitare l’organizzazione di incontri di gruppi di persone che condividono interessi comuni.“, ed in effetti può essere utile non solamente alle band ma anche ad altre tipologie di gruppi di persone come amici, famiglie, team di lavoro, associazioni.

Concetti e termini

È basato su pochi concetti e termini:

l’utente, una persona registrata che può accedere al servizio attraverso i classici username e password. Per registrarsi dovete fornire solamente uno username ed un indirizzo e-mail valido, che verrà utilizzato per mandarvi la prima password decisa dal sistema allo scopo di verificare che siete una persona reale e non uno spam robot. La password può essere cambiata successivamente dopo avere acceduto al sito all’interno della pagina my profile;

il gruppo, un gruppo di utenti che condivide interessi comuni ed ha bisogno di organizzare eventi correlati a tali interessi, come una band e le sue prove ed esibizioni dal vivo ad esempio;

il master del gruppo, che è l’utente che ha creato il gruppo. Egli/ella è l’unico/a che ha la possibilità di aggiungere e rimuovere membri al gruppo ed eventualmente cancellarlo;

i membri del gruppo, utenti che il master del gruppo ha aggiunto come membri al gruppo;

i marcatori, un modo visuale di indicare agli altri membri di un gruppo la tua disponibilità per un giorno. I possibili marcatori sono:

nessun marcatore

proposta: tu proponi di organizzare un evento per questo giorno. Se desideri fornire informazioni aggiuntive scrivi anche un messaggio.

libero: questo giorno è libero, può essere utilizzato per il gruppo.

probabilmente occupato: questo giorno probabilmente è occupato, lo saprai più avanti. Non può essere utilizzato per il gruppo.

occupato: questo giorno è occupato, non può essere utilizzato per il gruppo.

i messaggi di testo, brevi messaggi che ogni membro del gruppo può associare ad ogni singolo giorno per fornire informazioni aggiuntive agli altri membri del gruppo.

Altre caratteristiche

In base alle informazioni leggibili nelle pagine di help di Smart Organizer, è focalizzato su un evento per giorno, ed un paio di click sono sufficienti a marcarlo per gli altri membri del gruppo: libero, quindi disponibile per il gruppo, occupato, che quindi non può essere utilizzato per il gruppo, e così via. Inoltre ogni membro del gruppo può associare un messaggio di testo ad ogni giorno se lo desidera.

Ogni scelta del singolo utente è memorizzata nel server di Smart Organizer, non nel dispositivo che sta utilizzando per accedervi. Questo significa che accedendo al servizio da dispositivi differenti gli verrà presentata la stessa situazione che aveva lasciato la volta precedente. Immaginate ad esempio che potreste accedere al servizio da un computer desktop mentre siete a lavoro, dopodichè da un dispositivo mobile quando siete in giro, e troverete sempre le vostre ultime selezioni.

È indipendente dal dispositivo perchè è responsivo a qualunque tipologia di dispositivo che possa accedere a Internet come smartphone, tablet, computer laptop o desktop, indipendentemente dalla marca, modello, sistema operativo o browser Internet.

Come può una band organizzare prove e concerti con Smart Organizer

All’interno della sezione di help di Smart Organizer (in lingua Inglese) potete trovare un esempio ben fatto di come una band può usare il servizio che vi suggeriamo di leggere (ispirato al film The Blues Brothers, molto divertente 🙂 ), non è necessario fare il login per accedervi.

Smart Organizer tra le varie pagine operative come Group Selection o Groups Management ha nel suo nucleo la pagina Organizer, che è il cuore del servizio. Senza ripetere la procedura che è spiegata nell’esempio summenzionato, utilizziamo un’immagine ivi contenuta per descrivere questa pagina:

In cima alla pagina ci sono alcuni comandi (i pulsanti) ed alcune informazioni, come il nome del gruppo selezionato, in questo caso “The Band”, ed i nomi dei membri del gruppo come YOU (l’utente che sta accedendo), Elwood, Steve “Colonel” Cropper, e così via.

Nella parte sinistra si trova una colonna calendario che indica le date dei giorni. Tutte le informazioni relative ad un singolo giorno sono contenute nella corrispondente riga orizzontale.

Nel centro della pagina ogni membro del gruppo ha assegnata una colonna verticale per i suoi marcatori. Ogni membro del gruppo può cambiare solamente i marcatori appartenenti alla sua colonna, evidenziati da uno sfondo giallo scuro, le altre colonne non può modificarle.

Nella parte destra si trova l’area dei messaggi di testo. I messaggi di testo possono essere aggiunti o meno dai membri del gruppo, è facoltativo, ma ognuno di essi ha il proprio spazio a disposizione. In caso che siano presenti più messaggi di testo o ve ne siano di lunghi, la casella ne mostrerà solo una parte e indicherà con “more ….” che solo una parte è visibile. Cliccando sulla casella tutti i messaggi di testo verranno mostrati all’interno di uno specifico pop-up dove potrete anche modificare il vostro.

Scorrendo verticalmente od orizzontalmente la pagina, specialmente se state utilizzando un dispositivo mobile, la parte superiore e la colonna sinistra del calendario verranno riposizionate dinamicamente per permettere di identificare l’associazione dei giorni alle righe ed i membri del gruppo alle colonne anche se una parte limitata della pagine è visibile.

Notate come entrando in questa pagina Organizer un’occhiata è abbastanza per capire che il 6 e 7 di Maggio non ci sono sicuramente appuntamenti con la Band (il giorno è colorato in rosso), mentre l’8 Maggio c’è una prova fissata (l’intera riga di tale giorno è colorata in verde). Immaginate di ottenere lo stesso risultato usando messaggistica, e-mail, social network, chiamate telefoniche …..

Notate anche i vantaggi seguenti:

• ogni membro della Band Band può accedere alla pagina Organizer in momenti differenti senza il bisogno di interagire direttamente con gli altri, e notificare la sua disponibilità o meno ed avanzare proposte;
• si può accedere alla pagina Organizer ovunque ci sia una connessione Internet disponibile tramite desktop computer, laptop computer, tablet, smartphone, e così via;
• per ogni giorno una riga condensa tutte le informazioni necessarie presentandole in forma intuitiva, compresi eventuali messaggi che possono fornire dettagli aggiuntivi se necessari;

Ed ora, dategli una provata!

Bene, adesso è tempo che diate una provata a Smart Organizer.

Il servizio dà la possibilità di fare un tour loggandosi automaticamente come “guest“, dove le sole restrizioni sono che azioni come salvare, creare o cancellare non produrranno alcun effetto, o alternativamente potete esplorare la sezione di help (in lingua Inglese), non è necessario effettuare il  login.

Quindi potete registrarvi al servizio, che è completamente gratuito per le sue funzioni base.